Rejestry, ewidencje, archiwa
Rejestry, ewidencje, archiwa
Archiwum Zakładowe Centrali PKP S.A. wraz z Zamiejscowymi Wydziałami w Warszawie, Lublinie, Krakowie, Katowicach, Gdańsku, Poznaniu, Szczecinie i we Wrocławiu działa na podstawie:
1. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 173) z póź. zm. (Dz. U. Nr 97 z 2006 r., poz. 673 - tekst jednolity),
2. Regulaminu organizacyjnego Centrali PKP S.A.,
3. Instrukcji kancelaryjnej dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A 1 i Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A 2 oraz Rzeczowego Wykazu Akt dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna", zatwierdzonych w dniu 18.07.2003 r. przez Dyrektora Archiwum Akt Nowych w Warszawie i wporwadzonych Zarządzeniem Nr 76 Zarządu PKP S.A. z dnia 04 listopada 2003 r. uchwalonym Uchwałą Nr 903 Zarządu PKP S.A. z dnia 04 listopada 2003 r. z póź. zm. wprowadzoną przez Zarząd PKP S.A.
Ewidencję dokumentacji stanowią:
- wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,
- spisy zdawczo-odbiorcze,
- spisy zdawczo-odbiorcze akt osobowych,
- spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,
- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
- protokół stwierdzający brak lub uszkodzenie wypozyczonego dokumentu,
- spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.
Udostępnianie akt w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie par. 8 Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A 2. o treści:
1. Dokumentacja, przechowywana w archiwum zakładowym, udostepniana jest do celów służbowych i naukowo-badawczych.
2. Korzystanie z dokumentacji do celów służbowych odbywa się na miejscu w archiwum zakładowym na podstawie zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej, zgodę może wydać likwidator albo kierownik jednostki organizacyjnej będącej następcą prawnym. W przypadku braku następcy, zgodę wydaje Prezes Zarządu - Dyrektor Generalny lub inna upoważniona przez niego osoba.
3. Wypożyczanie dokumentacji dla celów służbowych poza jednostkę (komórkę) organizacyjną, w której funkcjonuje archiwum zakładowe, może nastapić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie zgody kierownika tej jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby.
4. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentów zastrzeżonych przez aktotwórcę, dokumentów uszkodzonych i ewidencji.
5. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody kierownika jednostki organizacyjnej, z której pochodzi dokumentacja
(aktotwórcy lub następcy prawnego) i odbywa się stosownie do przepisów zawartych w:
a) ustawie z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami),
b) ustawie z dnia 12 stycznia 1984 roku "Prawo prasowe" (Dz. U. Nr 5 poz. 24 z późniejszymi zmianami),
c) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926),
d) przepisach wewnętrznych PKP S.A.
6. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w archiwum zakładowym, pod nadzorem pracownika archiwum zakładowego. Udostępniane są całe teczki aktowe, nie pojedyńcze dokumenty.
7. Udostępnianie dokumentacji odbywa się na podstawie kart udostępniania akt (załącznik Nr 6 do Instrukcji). Przy zwrocie dokumentacji pracownik archiwum zakładowego sprawdza jej stan - także ilość kart - a fakt zwrócenia dokumentacji odnotowuje na karcie udostępniania.
8. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnioną lub wypożyczoną dokumentację.
9. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostepnionej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisuje wypozyczający dokumentację, jego bezpośredni przełożony i pracownik archiwum zakładowego. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce wypozyczonej dokumentacji, drugi przechowuje się w przeznacoznej na ten cel teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która dokumentację wypożyczyła, w celu wyjaśnienia sprawy.
Adresy Zamiejscowych Wydziałów:
1. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Warszawie
ul. Targowa 74; 03-735 Warszawa
2. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Lublinie
ul. Chemiczna 8; 20-329 Lublin
3. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Krakowie
ul. Półłanki 1; 30-700 Kraków
4. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Katowicach
ul. Asnyka 32; 40-696 Katowice
5. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Gdańsku
ul. Dyrekcyjna 2/4; 80-852 Gdańsk
6. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział we Wrocławiu
ul. Joannitów 13; 50-525 Wrocław
7. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Poznaniu
Al. Niepodległości 8; 61-875 Poznań
8. PKP S.A. Centrala - Biuro Zarządu
Archiwum Zakładowe w Warszawie
Zamiejscowy Wydział w Szczecinie
ul. Korzeniowskiego 1; 70-211 Szczecin
Pliki do pobrania:
karta_udostepnienia.jpg
